🔰برگزاری سمینار آگاهی‌دهی «حفظ و نگهداری اسناد و اطلاعات دیجیتالی در محیط پوهنتون» در نمایندگی جامعة المصطفی افغانستان
🗂به منظور افزایش آگاهی کارمندان اداری در زمینه حفظ، نگهداری و مدیریت درست اسناد و اطلاعات دیجیتالی، سمینار علمی تحت عنوان «حفظ و نگهداری اسناد و اطلاعات دیجیتالی در محیط پوهنتون» روز چهارشنبه تاریخ 1405/4/31 با حضور کارمندان اداری در نمایندگی جامعة المصطفی افغانستان با ارائه آقای جمعه خان علیزاده برگزار گردید.
در ابتدا آقای علیزاده اهمیت اسناد دیجیتالی و نقش آن‌ها در فعالیت‌های روزمره اداری را مورد بحث قرار داد و سپس درباره روش‌های منظم دسته‌بندی و نگهداری فایل‌ها، نام‌گذاری مناسب اسناد و ایجاد پوشه های منظم توضیحات ارائه شد.
همچنین در جریان سمینار بر اهمیت تهیه نسخه پشتیبان از فایل‌های مهم تأکید گردید و توضیح داده شد که نگهداری تنها یک نسخه از اسناد در یک کمپیوتر یا فلش‌دیسک می‌تواند باعث از بین رفتن اطلاعات شود.
در بخش دیگری از سمینار، موضوع محافظت از اطلاعات محرمانه، حفظ رمز عبور، قفل‌کردن کامپیوتر هنگام ترک میز کاری و دقت هنگام حذف فایل‌ها مطرح گردید.
برای درک بهتر موضوع، نمونه‌هایی از روش نامناسب و مناسب نگهداری فایل‌ها و دسته‌بندی اسناد به کارمندان نشان داده شد. همچنین بر این نکته تأکید شد که هر کارمند در حفظ و نگهداری درست فایل‌های کاری خود مسئولیت دارد.
در پایان، نتیجه‌گیری شد که با رعایت اصول ساده‌ای مانند نظم، نام‌گذاری مناسب، دسته‌بندی، تهیه نسخه پشتیبان و محافظت از اطلاعات می‌توان از بسیاری از مشکلات مربوط به اسناد دیجیتالی جلوگیری کرد.