کارگاه اموزشی «اصول مکاتبات اداری» بر اساس نرم افزار اتوماسیون فراگستر روز پنجشنبه تاریخ 1403/11/11 در نمایندگی جامعة المصطفی افغانستان با حضور اساتید و کارمندان نمایندگی و با ارائه آقای رحمت الله باهنر برگزار گردید.

در آغاز، اهمیت استفاده از اتوماسیون اداری مورد تاکید قرار گرفت. آقای باهنر گفتند: اکنون خوشبختانه با فراهم شدن زیرساخت‌های لازم، این نرم‌افزار به راحتی قابل استفاده در سیستم‌های کامپیوتری و موبایل می‌باشد.

ایشان افزود: ارتباطات اداری و سازمانی نقش اساسی در پیشبرد اهداف و اجرای برنامه‌های سازمانی دارد. مکاتبات اداری به‌عنوان یکی از مهم‌ترین ابزارهای ارتباطی، نیازمند رعایت اصول و استانداردهایی است که دقت، شفافیت و سرعت در فرآیندهای سازمانی را تضمین کند. با توسعه فناوری‌های اطلاعاتی، استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر یکی از روش‌های کارآمد برای مدیریت مکاتبات در این جا تبدیل شده است.

آقای باهنر توضیح دادند: اتوماسیون اداری فراگستر امکان ثبت، ارسال، دریافت، پیگیری و بایگانی مکاتبات را در یک بستر الکترونیکی فراهم کرده و به کاهش خطاهای انسانی، افزایش سرعت مکاتبات و بهبود دسترسی به اطلاعات کمک می‌کند.

در ادامه کارگاه آقای باهنر روی موضوعات ذیل بحث نمودند:

۱. ساختار استاندارد نامه اداری: انتخاب قالب درست نامه، گیرنده: نام و سمت شخص یا سازمان مخاطب، موضوع نامه: توضیح مختصر درباره محتوای اصلی نامه، مقدمه: اشاره‌ای کوتاه به هدف و زمینه ارسال نامه، بدنه اصل، توضیح دقیق درخواست و موارد دیگر طرح گردید.

۲. اصول نگارشی در مکاتبات اداری: استفاده از زبان رسمی و محترمانه، رعایت وضوح و اختصار در بیان مطالب، اجتناب از ابهام و کلی‌گویی، توجه به قواعد دستوری، املایی و نگارشی

۳. اقدامات لازم روی نامه های دریافتی: پاسخ، ارجاع، بایگانی

۴. مدیریت مکاتبات با نرم‌افزار فراگستر: ثبت و دریافت خودکار نامه‌ها در سیستم، ارجاع سریع به واحدهای مرتبط، امکان جستجو و بازیابی نامه‌ها از طریق فیلترهای متنوع، امضای دیجیتال برای تأیید رسمی مکاتبات و در اخیر جلسه روی مهم ترین کاربرد علائم سجاوندی اشاره گردید.

در پایان کارگاه، حضار سؤالات متعددی را در خصوص اصول و مکاتبات مطرح کرده و پاسخ‌های مربوطه را دریافت نمودند.