فعالیت‌های دبیرخانه‌ای دانشگاه بین‌المللی المصطفی (ص) – افغانستان

سیستم اداری نیازمند انجام فعالیت‌های سیستماتیک هر اداره است که باعث جلوگیری از سکتگی درروند اداری و هماهنگی بخش‌های مختلف و تطبیق سلسه‌مراتب اداری با سطوح مختلف مدیریتی در داخل یک سازمان می‌گردد.

دانشگاه بین‌المللی المصطفی (ص) – افغانستان به‌عنوان یکی از معتبرترین دانشگاه‌های افغانستان با داشتن سیستم اداری منظم و پیشرفته باعث ایجاد نظم و سرعت بخشیدن بین شعبات اداری دانشگاه و همچنان هماهنگی با ادارات بیرونی مخصوصاً وزارت تحصیلات عالی گردیده است که به‌نوبه خود باعث سرعت بخشیدن در ردوبدل شدن اطلاعات گردیده، به بخش‌های مختلف اداری دانشگاه با تغییرات رونما شده از طرف وزارت تحصیلات عالی و سیاست‌های آموزشی دانشگاه، آگاهی می‌دهد.

دانشگاه بین‌المللی المصطفی (ص) – افغانستان با دو رویکرد اداری مدرن و نامه‌نگاری فیزیکی فعالیت دبیرخانه‌ای خود را به‌پیش می‌برد:

اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری یکی از برنامه‌های دبیرخانه‌ای (نامه‌نگاری پیشرفته) است که دانشگاه بین‌المللی المصطفی (ص) – افغانستان از آن استفاده می‌کند که در این برنامه کاربر به سهولت نامه‌نگاری خویش را به‌صورت الکترونیک می‌تواند انجام دهد.

این برنامه دارای سهولت‌های بسیاری مانند بایگانی نامه‌های وارده و صادره، داشتن چارچوب و پیش‌فرض برای نامه‌نگاری، ارسال نامه‌ها به اسرع وقت به شعبات داخلی دانشگاه، ارجاعات و به دسترس قرار گرفتن آن به‌صورت منظم، شفافیت انجام امور اداری، نظارت و کنترل دقیق و منظم از اجرائات کارکنان و سایر امکاناتی که درروند اداری و تسریع آن بهبود می‌بخشد.

امور اداری به‌صورت فیزیکی

نامه‌هایی که به دانشگاه بین‌المللی المصطفی (ص) – افغانستان به‌صورت فیزیکی می‌رسد برای تسریع روند اداری و تطبیق اجرائات آن بعد از قید وارده گرفتن در کتاب صادره و وارده داخل اتوماسیون اداری وارد و از طریق ریاست محترم دانشگاه به بخش‌های مربوطه ارجاع داده می‌شود.

کتاب صادره و وارده

کتاب صادره و وارده یکی از کاربردی‌ترین کتاب‌های اداری قبول‌شده سیستم اداری افغانستان است که نامه‌های صادرشده بر اساس نمبر مسلسل به مراجع مربوطه ارسال می‌گردد و همچنان نامه‌های رسیده بعد از قید وارده به برنامه اتوماسیون اداری وارد و تعقیب می‌شود.

دانشگاه بین‌المللی المصطفی (ص) – افغانستان به دلیل اینکه در سیستم اداری افغانستان فعالیت می‌کند دارای کتاب وارده و صادره منظم بوده و تمامی نامه‌نگاری‌های خویش را در این کتاب ثبت می‌کند.

دیتابس دبیرخانه

دبیرخانه دانشگاه بین‌المللی المصطفی (ص) – افغانستان یک دیتابس مشخص و منحصر به خود دارد که تمامی نامه‌های وارده و صادره، پیشنهاد‌ها، استعلامات، گواهی‌نامه‌ها، درخواستی‌ها را با تمامی مشخصات ثبت می‌گردد و جهت جستجوی آسان برای پیدا کردن، از آن استفاده می‌شود.

سیستم فایلینگ منظم

دبیرخانه دانشگاه بین‌المللی المصطفی (ص) – افغانستان تمامی روند اداری و نامه‌نگاری خویش را به‌صورت منظم و سالوار در دوسیه‌های مجزا فایلینگ نموده که باعث جلوگیری از سکتگی در امور اداری و همچنان نظم بیشتر درروند اداری می‌گردد.

پاسخ‌گویی سریع

به دلیل اینکه سیستم دبیرخانه دانشگاه بین‌المللی المصطفی (ص) – افغانستان به‌روز و منظم است باعث پاسخگویی سریع و منظم برای مراجعین و ارباب‌رجوع گردیده است و همچنان روند اداری با سرعت بیشتر صورت می‌گیرد.

از سوی دیگر با سیستم دبیرخانه دانشگاه باعث پیگیری نامه‌های و درخواست‌های ارباب‌رجوع گردیده که بازدهی و مفید بودن کار اداری را به حداکثر می‌رساند.